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Manejo de archivos, base para rendición de cuentas y acceso a información

La Ley General de Archivos obliga a todos los estados a tener sus propias leyes para que los entes públicos obligados la acaten y operen coordinadamente para conservar y preservar los documentos públicos que son la base para la rendición de cuentas y garantizar el derecho de acceso a la información.
Ello lo expresó Víctor Hugo Valentín Escobedo, responsable de Archivo en la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía “Manuel del Castillo Negrete”, del Instituto Nacional de Antropología e Historia.
Ley General de Archivos, Principios y Bases para su Implementación, es el nombre de la videoconferencia que impartió organizada por el Congreso del Estado de Sinaloa, a través del Instituto de Investigaciones Parlamentarias, que dirige Sonia Escalante López.
Expuso que la Ley General de Archivo y las leyes similares de las entidades federativas tienen su sustento en la Declaración Universal de los Derechos Humanos y Declaración Universal de los Archivos, así como en los objetivos generales de desarrollo sostenible.
En el plano nacional, señaló que la Ley General de Archivos, aprobada en 2018, está sustentada en las reformas constitucionales, aprobadas en 2014, en la Ley General de Transparencia y Acceso a la información Púbica, 2015 y en la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, 2017.
Aunque la Ley General de Archivo se aprobó en 2018, observó, entró en vigor hasta el 15 de junio de 2019 y estableció que las entidades federativas deberían armonizar sus leyes locales el 15 de junio del presente año.
Víctor Hugo Valentín comentó que cuando las entidades tengan ya armonizadas sus leyes locales con la Ley General de Archivo, en las mismas se deberán establecer los principios y bases generales.
Ello, agregó, con el fin de tener una organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos.
De igual forma, para fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la nación.
La ley general, observó, obliga a tener un Sistema Nacional de Archivos, lo que implica que éste deberá estar coordinado con los Sistemas Estatales de Archivos en un marco de respeto.
El Sistema Nacional de Archivos, explicó, es un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
Para ello, observó que los sujetos obligados deberán implementar su sistema institucional en un plazo de seis meses después de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos.
El Sistema Institucional de Archivos, añadió, es el conjunto de registros, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Son sujetos obligados, observó, cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Ayuntamientos, Órganos Autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
Asimismo, cualquier persona física o moral o sindicato que reciba y ejerza recursos púbicos o realice actos de autoridad del Estado y los Municipios.
El buen manejo de los archivos, aseguró el conferencista, permite desarrollar y fortalecer una gestión documental y administrativa de archivos y, sobre todo, conservar la memoria histórica de México.
La videoconferencia tuvo su apartado de preguntas y respuestas bajo la moderación de la directora del Instituto de Investigaciones Parlamentarias, Sonia Escalante López.

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